Teilprojekte

Wozu gibt es die Co-Leitung PMO-Trafo? 
Die Co-Leitung organisiert die Dienstleistungen, die das Team des PMO zur Unterstützung der Bereiche und Regionen während der Umsetzungsphase des Trafo benötigt. Zu einer zentralen Aufgabe gehört die Ermöglichung und Organisation des PMO-Teams und die Abstimmung mit dem Bistumsteam und dem Generalvikar.

Durch die Co-Leitung werden Erfahrungen im Feld der Leitungstandems gemacht, die der Gesamtorganisation auf dem Weg zu einer kommunikativen Leitungskultur zur Verfügung gestellt werden.

Welche Ziele können Sie mit uns erreichen?
Wir sorgen für einen abgestimmten, belastbaren Rahmen für den jeweiligen Umsetzungsprozess. 

Welche Dienstleistungen können Sie von der Co-Leitung  des PMO erwarten?
•    Gesamtprozessbegleitung, d.h. Erstellung eines laufenden Gesamtüberblicks in Zusammenarbeit mit der externen Begleitung, Unterstützung bei grundsätzlichen Fragen, Entwicklung eines Instruments          zur Dokumentation der Arbeitsstände, bei Notwendigkeit: Anpassung der Projektarchitektur und der Zeitleiste, Koordination anhand der Projektplanung
•    Schnittstellenarbeit, d.h. Informationsaustausch und Abstimmungen mit der MAV, dem iMHG-Projekt, der Digitalisierung und dem Diözesansynodalamt
•    Clearing, d.h. Unterstützung bei der Lösung von Aufkommenden grundsätzlichen Fragen oder bei Konflikten
•    Kommunikation, d.h. in Abstimmung mit dem Querschnittsbereich Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie dem TP3 eine kontinuierliche Information nach innen und außen durch Homepage,             Newsletter und unterschiedliche Kommunikationsformate
•    Budgetverwaltung, d.h. Sicherstellung einer ausreichenden Finanzierung des Umsetzungsprojektes in Abstimmung mit dem LB Ressourcen und Infrastruktur  
 
Welche Ressourcen können von der Co-Leitung des PMO zur Verfügung gestellt werden? 
Die Co-Leitung des PMO stellt vielfältige Unterstützungen zur Verfügung: Von Projektstellen, externe und interne Begleitung, Finanzielle Unterstützung von Arbeitstreffen und Tagungen bis hin zu Ermöglichung von Qualifizierungsmaßnahmen

Ansprechpersonen
Alexandra Schmitz und Johannes Weuthen bilden die CO-Leitung PMO-Trafo.

Zu erreichen ist die CO-Leitung Trafo unter:
A.Schmitz@bistumlimburg.de und Tel. 06431/295-741  Mobil: 01516/ 2598515
J.Weuthen@bistumlimburg.de und Tel 06431/295-226 Mobil: 0176/78016399

Oder über die Verwaltung des PMO-Trafo:
PMO-Trafo@bistumlimburg.de und Tel 06431/295-896
 

Wozu gibt es das Teilprojekt?

Die Leitung des TP 1 ist die interne Prozessbegleitung zur Erstellung der neuen Regionen und der neuen Organisationseinheiten im Ordinariat.

Welche Ziele können Sie mit uns erreichen?

Das Teilprojekt 1 (TP 1) „Aufbau und Strukturen“ unterstützt die neuen Organisationseinheiten (die 2 Leistungs- und 3 Querschnittsbereiche, den Stabsbereich BO, die Organisationseinheit Kita und die 5 Regionen) bei der Aufstellung der Region bzw. des jeweiligen Bereiches mit dem Ziel, deren Arbeitsfähigkeit herzustellen. Die Leitung des TP 1 ist dabei die interne Prozessbegleitung zur Erstellung der neuen Organisationseinheiten. Es gibt eine interne Prozessbegleitung für die 5 Regionen und eine interne Prozessbegleitung für die Umsetzungsvorhaben im BO, die in enger Abstimmung kooperieren.

Welche Dienstleistungen können Sie vom Teilprojekt 1 erwarten? 

Die beiden Co-Leitungen TP1 begleiten, in Kooperation mit der jeweiligen externen Begleitung, die Teams, die in den neuen Regionen und Bereichen fachlich Verantwortung tragen, und sind verantwortlich für die Prozessebene der Umsetzungsvorhaben.

In Kooperation mit der jeweiligen externen Prozessbegleitung und in enger Abstimmung mit den Teams, die in den neuen Bereichen und Regionen fachlich Verantwortung tragen, sorgt das TP 1 dafür, dass die erforderliche Prozess- und Fachkompetenz für die einzelnen Umsetzungsvorhaben zur Verfügung steht.

Die Rolle des TP 1 im Hinblick auf die fachlich verantwortlichen Teams ist es, den Rahmen gemäß der Umsetzungsplanung zu halten und sicherzustellen, dass die notwendigen operativen Verknüpfungen der einzelnen Umsetzungsprozesse gewährleistet werden. Dabei nimmt das TP 1 in Bezug auf die Unterstützung der Teams in den Bereichen und Regionen auch eine koordinierende Rolle innerhalb des PMO zwischen den Teilprojekten wahr.

Auf der Basis der neuen Organisationsstruktur für die ersten drei Ebenen sorgt das TP 1 dafür, dass deren konkrete Ausgestaltung auf der Prozessebene unter Berücksichtigung der gesetzten Projektorganisationsprinzipien gelingen kann. Die fachlich-inhaltliche Ergebnisverantwortung liegt bei den fachlich verantwortlichen Teams in den Regionen und Bereichen.

Das TP 1 sorgt dafür, dass offene Fragestellungen von grundlegender Bedeutung, die für den erfolgreichen Fortgang oder für die Einhaltung des Zeitplans einzelner oder aller Umsetzungsvorhaben entscheidend sind, markiert und zur Klärung weitergegeben werden.

Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? 

Für die externe Unterstützung steht pro Bereich bzw. Organisationseinheit Kita und pro Region ein definierter Kostenrahmen zur Verfügung. Die Personalressource TP 1 für das BO beträgt 100% Beschäftigungsumfang, für die Regionen 75% Beschäftigungsumfang.

Ansprechpersonen?

Annette Karthein, Co-Leiterin Team „Aufbau und Strukturen“ für die Regionen: A.Karthein@bistumlimburg.de, Telefon: 0611-1744123

Martin Klaedtke, Co-Leiter Team „Aufbau und Strukturen“ für das Bischöfliche Ordinariat: M.Klaedtke@bistumlimburg.de, Telefon: 06431-295897

Wozu gibt es das TP 2?
Im TP 2 sollen alle wesentlichen Arbeitsabläufe/Geschäftsprozesse, wie z.B. die Haushaltsplanung, die Personaleinstellung und -verwaltung oder ein Baugenehmigungsverfahren aus der Nutzer:innen-Perspektive (z.B. einer Kirchengemeinde) standardisiert, das heißt mit einer einheitlichen Software, dargestellt und dokumentiert werden. 

Welche Ziele können Sie mit uns erreichen?
Für die Bereiche und Regionen werden interne Beauftragte qualifiziert, um allgemeine Geschäftsprozesse (z.B. Erstellung eines Jahresabschlusses) und spezifische Arbeitsabläufe (z.B. Vertretungsregelung in einer Kita)  als SOLL-Prozesse zu beschreiben. Ziel ist dabei immer, Arbeitsabläufe und Prozess-Schritte so aufeinander abzustimmen, dass ein Ergebnis (z.B. die Genehmigung einer Fortbildung) möglichst schnell, aber auch rechtssicher und ohne Verschwendung von Ressourcen erreicht wird. Dabei sollen die Prozesse, wo immer möglich, digitalisiert werden. Mit einer systematischen Darstellung Ihrer Arbeitsabläufe schaffen Sie also Transparenz, können die Ursachen für Prozessverzögerungen ermitteln und für eine Optimierung von Arbeitsergebnissen sorgen - und damit für zufriedene Nutzer:innen. Wir alle kennen suboptimale Abläufe, welche die tägliche Arbeit erschweren. Mit Prozessbeschreibungen schaffen wir die Basis, daran etwas zu ändern und unsere (Zusammen-) Arbeit reibungsloser zu gestalten.

Beispiel(e) für Prozesse?
Alle gängigen Softwareprodukte zur Darstellung einer Prozesslandkarte unterscheiden drei Arten von Prozessen: Kern-/Hauptprozesse, sog. wertschöpfende Prozesse, beschreiben Abläufe, die unmittelbar für die Nutzer:innen erbracht werden (z.B. die pädagogische Betreuung eines Kindes in der Kita). Unterstützungsprozesse, sog. wertsichernde Support-Leistungen, helfen bei der Erfüllung der Kern-/Haupt-Prozesse. Typische Unterstützungsleistungen sind z.B. der IT-Service oder die Buchhaltung. Unter Steuerungsprozessen schließlich werden die sog. wertschaffenden Prozesse verstanden, welche strategische Zielsetzungen vorgeben und Rahmenbedingungen setzen (wie z.B. Compliance-Regeln oder die Digitalisierungs- und Nachhaltigkeitsstrategie).

Welche Dienstleistungen können Sie vom TP 2 erwarten und welche Ressourcen stehen hierfür zur Verfügung?
Das TP 2  sorgt für die Schulung der sog. Prozessmanagementbeauftragten (PMB), welche die Aufnahme der Prozesse in den Bereichen und Regionen koordinieren. Zusammen mit einer externen Beratungsfirma unterstützen wir Sie bei der Erst-Auswahl relevanter Prozesse, sichten ggf. bereits bestehende Vorarbeiten und beschreiben mit den Prozessbeteiligten exemplarisch ihre SOLL-Prozesse. Dabei wird im Rahmen einer Pilotphase bis September 2023 auf der Basis eines Methodenhandbuches und einer Standardsoftware das „Handwerkszeug“ an Praxisbeispielen erlernt werden. Vor dem Hintergrund der dabei gemachten Pilot-Erfahrungen kann dann das Bistumsteam entscheiden, ob und welche wesentlichen Prozesse wir bis 2024 flächendeckend beschreiben (sog. Roll-Out).

Ansprechpersonen?
Für Ihre Fragen rund um das Thema „Prozessmanagement" bzw. das TP 2 stehen Ihnen gerne die

Co-Leitungen des Teilprojektes,
Frau Melanie Goßmann; m.gossmann@bistumlimburg.de, Telefon: 06431-295369 und N.N.

sowie die bislang benannten Beauftragten zur Verfügung:

Herr Matthias Bär, Bereich Ressourcen und Infrastruktur
Herr Stephan Besse, Stabsbereich Aufsicht und Recht
Frau Melanie Falk, Bereich Kommunikation u. Öffentlichkeitsarbeit
Frau Sonja Karl, Orga-Einheit Kita
Frau Kathrin Maxheimer, Orga-Einheit Kita
Herr Dr. Sebastian Stieler, Bereich Pastoral und Bildung
Frau Claudia Thorn, Bereich Personalmanagement und -einsatz
 

Wozu gibt es das Teilprojekt 3 „Veränderungen und neue Fähigkeiten“? 
Das TP 3 unterstützt und berät Bereiche und Regionen in der Kulturentwicklung. Das TP 3 stellt dafür „Trafo-Marker“ zur Verfügung, anhand derer sich überprüfen lässt, ob/dass Kulturwandel erlebbar wird. Das TP 3 stellt dafür Instrumente und Trainingsprozesse zur Verfügung. Im Einzelnen bedeutet dies:

•    Organisationales Lernen, Entwicklungsprozessen und verändertes Leitungshandeln werden gefördert
•    Relevante diözesane Veranstaltungen und Formate in der Kulturgestaltung werden unterstützt
•    Monitoring der Umsetzungsprozesse in Bezug auf die Kulturentwicklung anhand der vereinbarten Trafo-Markern
•    Ermöglichung von Reflexion zur Gewinnung von Lernerfahrungen, die für die gesamte Organisation bedeutsam werden können.    
•    Sicherstellung, dass die Nutzer*innenperspektiven zur angestrebten Kultur erfragt und eingespielt werden
•    Entwickelt und setzt innovative Kommunikationsformate fort.

Welche Dienstleistungen können Sie vom TP 3 erwarten?
Die Dienstleistungen werden im Austausch mit Leitenden und Mitarbeitenden kontinuierlich entwickelt. 
•    Sie erhalten von uns Trafo-Marker zur Reflexion & Weiterentwicklung der Kultur in den Bereichen und Regionen sowie Instrumente und Formate zur Anwendung
•    Sie können auf uns als Reflexionspartner*in im laufenden Prozess zugehen
•    Sie können mit uns zusammen ein Monitoring für die anzustrebende Kultur aufbauen
•    Sie erhalten gesammelte Lernerfahrungen aus den Leitungstandems für den eigenen Lernprozess 

Es wird eine Verstetigung dieser Dienstleistung ab 2025 im Querschnittsbereich Strategie und Entwicklung vorbereitet

Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Die Mitglieder des Teilprojektes sowie externe Begleiter*innen stehen mit ihren jeweiligen Kompetenzen und Fähigkeiten zu den entsprechenden Dienstleistungen zur Unterstützung und Begleitung zur Verfügung. 

Die Mitglieder des Teilprojektes sind: Sebastian Bünemann, Birgit Henseler, Alexandra Schmitz, Achim Zenner

Ansprechpartner*innen? 
Ansprechpartnerinnen sind die Co-Leiterinnen des Teilprojektes Birgit Henseler und Alexandra Schmitz. Sie erreichen sie unter

Birgit Henseler, b.henseler@bistumlimburg.de 
Alexandra Schmitz,  A.Schmitz@bistumlimburg.de und Tel. 06431/295-741