PMO nimmt Arbeit auf

Sie erarbeiten ein gemeinsames Verfahren, beraten und begleiten Mitarbeitende, damit die Ergebnisse des Transformationsprozesses im Bischöflichen Ordinariat (BO) und in den Regionen umgesetzt werden können und geben Impulse für den angezielten Kulturwandel. Das Projekt Management Office für den Transformationsprozess (PMO-Trafo) hat seine Arbeit aufgenommen. Etwa 20 Mitarbeitende aus unterschiedlichen Organisationsteilen des BO arbeiten bereits seit dem 1. Januar in drei Teilprojektgruppen „Aufbau und Strukturen“, „Prozesse und Zusammenarbeit“ sowie „Veränderung und neue Fähigkeiten“ zusammen.

Dienstleitender für Organisation

„Das PMO-Trafo stellt die notwendigen Dienstleistungen zur Verfügung, damit die Umsetzungsphase gestaltet werden kann“, erklärt Johannes Weuthen, der zusammen mit Alexandra Schmitz das PMO-Trafo in einer Co-Leitung koordiniert. „Wir begleiten die Prozesse und sorgen für die nötige Klarheit, damit zukunftsfähige Strukturen aufgebaut werden können. Wir helfen bei der Beschreibung der Arbeitsprozesse und der Zusammenarbeit und bieten Anregungen, Qualifizierungen und Austauschmöglichkeiten an, damit wir schrittweise in eine neue Kultur finden können.“ Bis Ende 2024 soll die Umsetzungsphase des Transformationsprozesses abgeschlossen sein.

Standard mit fünf Schritten

„Es gibt für alle Bereiche und Regionen einen Standard von fünf Schritten, die zu gehen sind“, beschreibt Weuthen den Weg. Nach einer ersten Kontaktaufnahme des PMO-Trafo mit den Vertretern eines Bereiches oder einer Region folgt als zweiter Schritt ein sogenanntes Auftragsklärungsgespräch, bei dem die Zusammenarbeit des jeweiligen Bereiches und der jeweiligen Region mit dem PMO-Trafo besprochen wird. Dabei wird auch der Termin für einen Start- /Initialworkshops festgelegt. Bei diesem Treffen sollen alle weiteren Schritte im Prozess individuell modelliert werden. Ist der Weg klar, beginnt die Erarbeitungsphase. Zum Abschluss würden die konkreten Strukturen geschaffen. Die Besonderheit dabei: „Es wird nicht einfach irgendein Standard von oben nach unten durchgesetzt. Wir wollen Beteiligung der Mitarbeitenden bei der Konzeption und Umsetzung ermöglichen und zugleich den individuellen Herausforderungen und den Besonderheiten eines jeden Bereichs oder einer Region Rechnung tragen“, sagt Weuthen. „Damit sehen die fünf Schritte aber auch überall etwas anders aus“, so der Theologe. „Es entstehen zwölf sehr individuelle Prozesse.“

Unterschiedliche Geschwindigkeiten

In den vergangenen drei Monaten hat das PMO bereits gute Grundlagen für die Weiterarbeit geschaffen: „In den Bereichen und Regionen werden aktuell viele Vorarbeiten für die Umsetzung geleistet“, sagt Alexandra Schmitz. „Wir stehen in Kontakt mit den Vertreterinnen und Vertretern und klären kommende Schritte ab. Die Bereiche sind dabei aber unterschiedlich schnell unterwegs.“ In manchen Bereichen und Regionen beginnen die ersten Gespräche, in anderen haben schon Informationsveranstaltungen, Kontakt- und Auftragsklärungsgespräche stattgefunden sowie Termine für Startworkshop/Initiatalworkshops  In manchen Regionen beginnen gerade erst die Gespräche, im Bereich „Pastoral & Bildung“ gab es in dieser Woche bereits eine Informationsveranstaltung für die etwa 450 Mitarbeitenden, die in dem neuen Bereich künftig arbeiten werden.

„Wir wollen in Zukunft flexibler und passgenauer auf Herausforderungen und Veränderungen reagieren können. Das geht aber nicht, wenn wir Trafo als eine bloße Optimierung bestehender Strukturen verstehen und einige Referate umetikettieren oder Aufgaben von A nach B verschieben“ macht Schmitz deutlich. „Wir wollen einen grundlegenden Kulturwandel im Bistum Limburg erreichen.“